Job Application Tips for Fresh Graduate (Document Preparation, CV, Application Letter, Maximizing Social Media)

Holla!
Kali ini gue mau share tips based on personal experience dan research di Google tentang
Job Application untuk kalian para Fresh Graduate atau mahasiswa aktif yang mau mempersiapkan kelulusan kalian dari jauh-jauh hari. Alasan gue angkat topik ini, sebenarnya karena gue banyak ditanyain juga sama teman-teman. Plus, nggak ada salahnya kan berbagi, mana tau bermanfaat hehe. Di sini gue nggak menjamin habis baca artikel ini kalian langsung otomatis dapat kerja yaa. Artikel ini lebih membahas ke tips and tricks supaya kalian lebih cepat dilirik perusahaan.
Rezeki sudah Ada Yang Mengatur, nggak akan terlambat atau terlalu cepat barang sedetik.
Tetap semangat yaa!

A. Document Preparation Anti Panic-Panic Club
Persiapan berkas adalah hal yang paling bisa dicicil dari jauh-jauh hari bahkan sebelum kalian lulus kuliah. Jujur aja, hal teknis ini sering banget diabaikan oleh fresh graduates. Sehingga, waktu ada lowongan, mereka keteteran sendiri karena harus mengurus required documents. Alhasil, last minutes panic attack, dong. Termasuk gue sendiri juga hahaha. Tolong jangan ditiru. Supaya kalian jadi fresh graduates yang anti panic-panic club, berikut list dokumen-dokumen standard melamar pekerjaan baik hard file maupun soft file (lists may vary depends on the company requirements) :

1. Application Letter/ Surat Melamar Pekerjaan*
2. Curriculum Vitae (CV)*
3. Pas Photo Berwarna (3x4 / 4x6/ file jpg)
4. Formulir Melamar Pekerjaan (dari perusahaan)
5. Scan/ Fotokopi Ijazah terakhir
6. Scan/ Fotokopi Transkrip Nilai terakhir
7. Scan/ Fotokopi KTP
8. Scan/ Fotokopi KK
9. Scan/ Fotokopi Sertifikat Bahasa Asing (TOEFL/IELTS/TOEIC etc)
10. Scan/ Fotokopi Sertifikat Penghargaan (Lomba/Pelatihan/Keahlian)
11. Scan/ Fotokopi Surat Keterangan Sehat (dari RS/ Puskesmas)
12. Scan/ Fotokopi SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
13. Scan/ Fotokopi Asuransi Kesehatan (BPJS/ Askes dll)
14. Scan/ Fotokopi NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
15. Portfolio (Desain/ Project yang pernah dikerjakan)*
16. Materai 6000

*untuk bahan referensi, gue udah taruh contoh yang pernah gue pakai untuk melamar pekerjaan dan bisa kalian download pdf files nya di sini yaa.

Gue selalu buat folder sendiri untuk file-file di atas. Biasanya gue jadikan bentuk pdf baik terpisah atau di merged dalam satu file pdf. Kalau application via email biasanya file-file pdf gue jadikan satu folder zip/rar supaya ukurannya nggak terlalu besar. Sedangkan kalau via website, kadang ada yang minta upload satu per satu pdf format (kecuali foto), ada juga yang minta di merged dalam satu file pdf biar sekali upload. Kalau sudah disiapkan, jangan lupa di upload ke online drive atau dikirim ke email kalian sendiri buat back up.

Perlu diingat juga tidak semua berkas bisa diurus dalam waktu singkat. Contohnya, Sertifikat Bahasa Asing dan NPWP. Waktu gue mau melamar pekerjaan pertama kali, Sertifikat TOEFL gue expired. Sedangkan, untuk dapat sertifikat yang baru, gue harus registrasi, test, dan nunggu sertifikatnya keluar dalam waktu kurang lebih 1-2 minggu. Beberapa perusahaan bahkan mensyaratkan skor minimun TOEFL baik swasta maupun BUMN. NPWP juga bahkan gue belom ngurus sama sekali. Ini sih panik nya ketika kalian udah mendekati tahap sign contract. Walaupun, NPWP sekarang bisa daftar online, proses pendaftaran, penyetujuan, sampai penerbitan NPWP itu memakan waktu kurang lebih 1 minggu. Perlu diingat juga, pengurusan berkas itu dihitung dalam hari dan jam kerja. Berarti hari libur nasional maupun akhir pekan di luar jam kerja. Nah, materai 6000 sendiri juga jangan lupa disiapkan. Biasanya gue taruh aja dalam dompet jadi kalau ada dokumen yang harus gue tanda tangani dan butuh materai, ya ga perlu panik.



B. Create an Outstanding Curriculum Vitae (CV)
Curriculum Vitae atau CV dalam bahasa Indonesia disebut Daftar Riwayat Hidup. Jaman sekarang lebih sering pakai istilah CV kayaknya di mana-mana. Intinya dia mencakup data diri, riwayat pendidikan, pengalaman berorganisasi, skills baik hard skills maupun soft skills, daftar prestasi,  reference (orang-orang yang bisa memberikan rekomendasi terhadap skill dan personality kalian), dan lain sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan pada posisi yang kamu lamar.
So, how to create an outstanding CV?

1. Relevant
Relevancy itu penting sesuai dengan background kita sebagai apa. Misal, gue sebagai Architecture Fresh Graduate, di bawah nama lengkap (tanpa gelar) gue tulis Bachelor of Architecture. Terus CV juga ada unsur desainnya, dong? Tujuannya, supaya recruiters bisa dapat first impression yang baik terhadap CV gue. Istilahnya Oh, wajar lah CV nya ada unsur design nya, kan lulusan Arsitektur. Kalau kalian misalnya lulusan tehnik, bisa pakai desain CV yang lebih simpel tapi komunikatif aja. Saran, gunakan warna yang mecolok untuk highlight info misal di kolom data diri dan skills. Bisa banget juga pakai warna yang kamu suka. Untuk referensi desain CV yang relevan dengan background kalian, bisa akses template di gugel atau download template di mobile App Canva.

2. To the Point
Walaupun beberapa bilang CV boleh lebih dari 1 halaman, I strongly recommend you to write one page CV. Logikanya, ada berapa ribu atau bahkan ratusan ribu applicants yang CV nya perlu di review sama perusahaan? Banyak banget pastinya, kan. Waktu mereka nggak banyak. Mungkin cuma 1-2 menit paling lama per CV. Khawatirnya, informasi-informasi penting tentang diri kalian di halaman ke-2 malah nggak dibaca dan ended-up as a waste.

Untuk memudahkan recruiters dalam membaca CV kalian, gue biasanya membagi menjadi 2 kolom. Biar kelihatan jelas alur membaca CV nya dari mana ke mana. Nggak ada aturan rigid tentang ini. Gue hanya berusaha memposisikan diri sebagai recruiters yang harus bisa baca selesai CV gue dalam waktu singkat, minimal highlight info nya kebaca jelas. Beberapa gue buat grafis supaya CV gue nggak full tulisan semua dan bisa mempersingkat waktu dalam mempelajari CV gue.

3. Make Effort to Write in English
Gue suka ditanya teman-teman CV tuh, wajib Bahasa Inggris atau enggak, sih? Walaupun, sekali lagi, tidak ada aturan rigid tentang ini, apa salahnya usaha pakai Bahasa Inggris, kan? Apalagi kalau kalian melamar di Multinational Company atau perusahaan-perusahaan besar. Bahkan, mereka juga seringnya buat job posting dalam Bahasa Inggris. Logikanya, masa kalian mau naro CV dalam Bahasa Indonesia? Hehehe

4. Photo or No Photo
CV perlu pakai foto nggak, sih? Nah ini ada 2 versi. Untuk CV internasional misal, melamar pekerjaan ke luar negeri, berdasarkan hasil riset tidak pakai foto. Kalau CV di Indonesia, gue sering menemukan di beberapa job posting ada requirement yang menyatakan CV disertai foto berwarna. Apakah harus pas photo? Ini juga jadi perdebatan. Kalau CV cetak, gue biasa cari aman pakai pas photo background merah (karena gue kelahiran tahun ganjil). Sedangkan kalau kalian kelahiran tahun genap, sebaiknya berlatar belakang biru. Tapi, nih, CV gue yang pertama nggak pakai pas photo, tapi foto berwarna setengah badan dengan pose semi-formal but still okay for professional purpose. Toh, CV itu ternyata diloloskan sama Toyota Astra Finance dan MNC. Cuma, ada beberapa recruiter yang kaku harus pas photo, jadi cari aman aja, deh.

5. Bring The Best of You Honestly
CV itu harus ada apanya, bukan apa adanya. Maksudnya, CV harus mampu menjadi representasi diri kalian yang terbaik, ada apanya sih di CV kalian yang menarik? Bukan apa adanya dalam artian asal-asalan. Meskipun begitu, tetap harus memberikan informasi yang jujur, karena apa yang kalian tulis di CV harus bisa kalian pertanggungjawabkan di kemudian hari. Jangan, deh, coba-coba bohong atau melebih-lebihkan CV kamu hanya supaya memenuhi requirements yang ada. Gue pernah tuh baca thread orang di Twitter. Ada trick nya memang supaya CV kalian bisa jadi auto shortlisted. Pada intinya, kandidat yang memenuhi requirements terbanyak akan jadi top candiates. Nah, katanya bisa gitu copas requirements di job lists terus di copas di CV tapi diganti warna nya biar sama kayak background CV kalian, baru di pdf in. Jadi, kayak semacam ada hidden texts gitu. Well, ini cara risky but worth to try (terms and condition apply). Balik lagi, yang kalian copas tuh benar-benar bisa kalian pertanggungjawabkan nggak, sih? Kalau misal udah lolos CV nya, sedangkan kamu tidak mampu mempertanggungjawabkan apa yang kamu tulis saat interview atau bahkan saat kerja, apa siap menanggung konsekuensinya?. If not, its gonna be a huge disaster for your own career.

C. Sending Professional Application
1. Never Leave The Subject Empty
Subject email penting banget dituliskan. Kalau kosong, recruiter mungkin ga akan buka email kamu dan akan langsung send it to Junk Folder. Leaving the subject empty is IMPOLITE. Jadi, jangan buang peluang kalian hanya karena hal simpel ini. Biasanya recruiter juga punya format tersendiri untuk Subject yang disebutkan di Job Posting. Misal: NAMA LENGKAP_POSISI YANG DILAMAR.

2. Dont Miss Application Letter/ Cover Letter
Surat Lamaran Kerja bakal ditaruh paling depan kalau lamaran bentuknya hard file. Tapi, kalau via email, bisa dibilang ini semacam Cover Letter. Walaupun gue tetap menyertakan pdf file application letter selain menuliskan cover letter di email application gue. Never ever miss this part! Meskipun sederhana, nggak perlu di desain, ini adalah kesan pertama perusahaan sebelum liat CV kalian. Menurut hasil riset gue (pernah baca thread HRD di Twitter) meskipun Cover Letter tidak selalu dibaca, banyak banget applications yang ended up in Junk hanya karena melewatkan part ini.

3. Dont Send Forwarded Emails
Gue pernah baca artikel di Linked In tentang unprofessional habit in sending email. Salah satunya mengirim email yang subject nya Fw: Pokoknya kalau subject nya begini sih siap-siap auto masuk Junk folder aja application nya. Please jangan males kirim application yang berbeda ke perusahaan yang berbeda. Walaupun misal, position yang kalian apply sama, tetapi berbeda perusahaan. Make an effort to write a different and specific Cover Letter, Subject, Receiver (email perusahaan spesifik satu saja).

4. Never Send a 3 AM Email
Jangan lupa perhatikan waktu mengirim application kalian juga. Usahakan mengirim email di jam kerja. I recommend around 8-9 am. Masih pagi gitu fresh kan. Hal ini juga bisa jadi indikator bahwa kalian orang yang bersemangat, disiplin, dan profesional. Based on experience, morning applications had given me at least a little bit more opportunity. Lagipula, mengirim email di jam larut menunjukkan bahwa kalian tidak beretika. Bayangin aja, kalau kalian tiba-tiba di WA seseorang tidak dikenal jam 3 pagi, apa yang ada di pikiran kalian? Kebiasaan ini juga kalau dipertahankan bisa mengindikasi hal lain seperti insomnia. Perusahaan kan idealnya mau karyawan yang bisa hidup sehat. Sehingga, nggak gampang ijin karena sakit atau mengantuk saat bekerja.

5. Kindly Use Professional Email Signature
Email Signature ini part terbawah dari email kalian. Bisa diatur kok supaya kalian ga perlu re-edit lagi. Jadi tiap kalian mau send email signature nya udah muncul dan kalian tinggal nulis Cover Letter di atas signature itu. Biasanya, professional signature mencakup nama lengkap dan gelar, nama instansi, nomor yang aktif, kontak lainnya (eg: linked in account). Ada juga yang cukup pakai Sincerely, (nama lengkap). Kalau gue, tipe signature yang pertama, komplit.

Berikut ini adalah contoh cover letter email lamaran pekerjaan yang pernah gue kirim dan ended up with a job offering:
Email Cover Letter for Job Application
Source: Doc Pribadi, 2018



D. Maximize Your Online CV through Social Media


Sekarang fungsi social media bukan lagi sebagai networking yang tujuannya pribadi. Kalau kalian bisa maximize, bukan tidak mungkin social media jadi senjata kalian di dunia professional. Banyak platform online seperti Linked In, Jobstreet.com, Karir.com, dan lain-lain yang menawarkan kemudahan bagi para pencari kerja. Personalized Link seperti contoh di bawah ini juga akan membuat tampilan Linked In kalian lebih professional dan mudah ditemukan:


Waktu gue MCU (Medical Check-Up), sempat ngobrol singkat sama calon karyawan perusahaan lain yang mau MCU sebagai syarat interview tahap akhir. Jadi, Mas nya cerita tentang tips and tricks online CV, case nya waktu itu Jobstreet.com. Nah, selain memperbagus dengan informasi yang lengkap dan relevan dengan posisi yang akan kalian lamar, activity kalian di platform itu berpengaruh. Usahakan setiap mau lamar, update apapun di bagian profile kalian. Hal ini menunjukkan bahwa kalian aktif di situ.

Di Google, gue juga pernah menemukan artikel tentang kesalahan-kesalahan yang biasa dilakukan Linked In user. Anehnya, kesalahan-kesalahan itu nyaris dilakukan oleh semua orang yang sedang melamar pekerjaan, dari yang ringan sampai yang paling fatal. Gue highlight beberapa yang pernah gue lakukan tapi gue perbaiki.

Common Linked In Mistakes that Happens All Over Again
1. Linked In Photos
Entah kenapa akun-akun Linked In Indonesia sering banget ada yang nggak pakai foto. Kalaupun pakai foto, pasti pas foto background merah atau biru. Ini sih nggak salah, hanya kenapa? Gue pernah baca thread Twitter juga ini, cuma Linked In orang Indonesia yang pake foto ijazah. Kalau memang foto itu cerminan pribadi kalian, well okay. Tetapi, formal itu tidak selalu harus pas photo. Dari artikel yang gue baca, foto Linked In itu yang penting kalian terlihat profesional, dalam artian bukan foto selfie, foto sama pasangan, foto sama anak, foto sama hewan peliharaan, apalagi foto nyomot di search engines. Foto kalian sendiri yang mukanya terlihat jelas. Jadi, orang bisa tahu wajah kalian tanpa harus klik profile photo nya. Makanya, gue sarankan pakai foto maksimal setengah badan, jangan full body karena pasti area wajah akan terlalu zoomed out. Linked In adalah professional social media platform yang seharusnya menjadi media untuk menunjukkan profesionalisme dan banyak menggaet professional networks.

2. Empty Summary
Summary itu semacam Bio kalau di social media lain. Tapi bisa panjang (lupa maksimal berapa karakter). Di Linked In gue isinya 3 paragraf yang sebenarnya adalah copas dari resume gue. Isinya banyak menceritakan tentang background, personality, experience, achievement, dan interest.Di bagian bawahnya, kalian juga bisa insert presentation file, links, atau additional documents lainnya.  Bagian ini akan dilihat pertama saat ada perusahaan, recruiter, atau head hunter yang mampir ke akun kalian. So, dont leave it empty.

3. No Skills Listed
A Linked In account with no listed skills is like a body without a soul. Linked In adalah tempat yang halal buat kalian pamer skills sebanyak-banyaknya. Tentunya, skills yang bisa dipertanggungjawabkan nantinya. Jangan sungkan minta teman-teman untuk endorse skills di Linked In.

4. No Recent Activities
Keaktifan di dunia Linked In memang seperti pedang bermata dua. Awalnya, kita sering ngerasa minder sama update an teman-teman lain terutama seangkatan yang lulus nya juga bareng. Kok dia udah kerja aja sih di perusahaan gede lagi, posisi nya juga bagus. and so on. But really, look at the bright side. Semakin kalian aktif di Linked In, kemungkinan kalian jadi yang lebih dulu liat job postings dari star companies semakin besar juga, bukan? Untuk head hunter/ HRD perusahaan yang jeli, mereka bakal liat juga seberapa aktif kalian di Linked In. Entah itu komen postingan orang by sharing your ideas, growing up networking, atau update apapun untuk membuat tampilan Linked In profile kalian semakin eye-catching.

5. Not Growing Your Connections
Growing up connection through Linked In is a MUST. Please, jangan samakan dengan social media lainnya. Growing up connections is NOT the same thing as growing up followers on other social media platforms. Gue biasa kirim short message untuk orang-orang yang gue add. Terutama orang-orang yang punya direct connection ke position atau perusahaan yang mau gue apply.


Nah, segitu dulu ya tips nya untuk first-stage job application. Semoga bermanfaat! Feel free to ask me anything through my social media platforms. Links are on my profile page :)

No comments:

Bintang Mahayana (c) 2018. Powered by Blogger.